Hvad er det virtuelle PMO?

Har din virksomhed for mange projekter? Har I udfordringer med at levere til tiden? Råber jeres projektledere på flere ressourcer? Er værdien af leverancerne uklare? Har I mistet overblikket over, hvor mange ressourcer I bruger på projekterne? Overvejer I at etablere et PMO?

Så er det virtuelle PMO (vPMO) det, I skal starte med.

Det virtuelle PMO er et nyudviklet projekt- og porteføljestyrings rammeværk, og er baseret på mange års erfaring med at etablere PMO’er. Det virtuelle PMO vil på kort tid kunne sikre ledelsen det optimale beslutningsgrundlag over alle projekter i virksomhedens portefølje. Dette er en langt mere smidig og omkostningseffektiv implementering af virksomhedens strategiske mål, og ikke mindst en væsentlig reduktion i projektomkostninger og internt ressourcespild på forkerte projekter.

I det virtuelle PMO har vi valgt at droppe PMO’et som en organisatorisk enhed, og i stedet lagt PMO’ets opgaver ud i basisorganisationen. Dette gør vi ud fra den erkendelse, at det nu engang er dér, hvor opgaverne bedst varetages.

Det virtuelle PMO

Det virtuelle PMO består af fire overordnede styringsmetoder;

Pipeline Management
Portfolio Management
Project Management
Benefit Management

I Pipeline Management godkendes og prioriteres alle nye projekter på baggrund af f.eks. et projektforslag. Metoden sikrer bl.a. at beslutningsgrundlaget for at starte et nyt projekt op er på plads, at der er fokus på de projekter, der skaber mest værdi, samt at ressourcekonflikter undgås.

I Portfolio Management sikres overblikket over alle projekterne i virksomheden. Her indsamles al projektdokumentation inklusiv projektlederens månedsrapport. Der udarbejdes ligeledes en månedlig ledelsesrapport over porteføljen og de enkelte projekters fremdrift. Portfolio Management sikrer derfor et fælles udgangspunkt for alle projekter – waterfall såvel som agile projekter – og give et hurtigt overblik over projekternes fremdrift og ressourceforbrug.

Project Management er projektlederens metode. Denne proces udgør det enkelte projekt og eksekveringen af projektet. Rammeværket indeholder få produkter, som skal udarbejdes over projektets levetid, og som benyttes til at sikre gennemsigtighed i det enkelte projekt samt overblik over den samlede portefølje af projekter. Udover leverance af disse få produkter er projektlederen frit stillet mht. valg af projektmodel. Om det er PRINCE2, PMI, SCRUM eller andre agile metoder, der benyttes, har ingen indflydelse på rammeværkets funktionalitet. Rammeværket håndterer med andre ord både klassiske waterfall-projekter og såkaldt agile udviklingsprojekter.

Den sidste metode, Benefit Management, er den metode, der oftest ”glemmes”. Metoden skal sikre, at de ønskede benefits bliver realiseret og dokumenteret. Resultaterne og erfaringer fra denne proces er vigtige at bringe tilbage til de ansvarlige for den første proces, Pipeline Management. Dette er vigtigt for at virksomheden fremadrettet kan blive skarpere ved udvælgelse af nye projekter.

Tilsammen sikrer de fire metoder, at virksomhedens projektmodenhed løftes markant.

Produkter

For at sikre den nødvendige gennemsigtighed i hvert enkelt projekt samt den overordnede portefølje, skal der i projektet udarbejdes et mindre antal dokumenter. Her er business casen naturligvis ét af de helt afgørende dokumenter sammen med Benefit Realization Plan og Monthly Report. Dog er det vigtigt at understrege, at kun meget få dokumenter er obligatoriske. Business casen er (nok imod forventning) ikke et obligatorisk dokument, da der også findes projekter, hvor det ikke giver mening at lave en business case – f.eks. ved regulative projekter såsom implementering af GDPR.

Skalérbar

Det virtuelle PMO er fuldt skalérbart, og kan tilpasses alle typer og størrelser af porteføljer og projekter – lige fra de klassiske ”waterfall” projekter over til agile software udviklingsprojekter. Ved hvert nyt projekt skal styregruppen overveje og blive enige om, hvilke dokumenter der giver mening at udarbejde og hvilke dokumenter, man kan udelade (f.eks. business casen ved regulative projekter). Dette sikrer, at projektlederen ikke spilder tiden med unødig dokumentation, men kun bruger tid på dokumentation, som skaber reel værdi for projektet og virksomheden.

Agilt

Det virtuelle PMO sikrer virksomhedens evne til at være fleksibel og hurtigt at kunne tilpasse sig ændrede og nye omstændigheder, idet der til enhver tid er fuldt overblik og gennemsigtighed over alle projekter i porteføljen. Derfor holder vi os ikke tilbage med at kalde det et agilt rammeværk.

Sådan gør vi

iFocus Management Consulting hjælper jer med at løfte organisationens projektmodenhed på blot få måneder ved at implementere det virtuelle PMO. Vi interviewer ledelse, mellemledere, styregrupper og projektledere for at identificere eventuelle ”pain-points”. Vi identificerer og tilpasser virksomhedens templates, processer og værktøjer til de metoder og værktøjer, som er beskrevet i det virtuelle PMO, og vi gennemfører træning i anvendelse af de tilpassede metoder og værktøjer for alle involverede medarbejdere i de fire processer.

Omfanget og tiden til at gennemføre dette afhænger naturligvis af virksomhedens størrelse, antallet af projekter og antallet af projektledere i organisationen samt hvor forandringsparat virksomheden er. Typisk vil det kunne gennemføres i løbet af 3-6 måneder.

Tilbage

Skal vi kontakte dig?

Følg os på LinkedIn